הפקת כנסים וימי עיון - מלח פלפל קייטרינג לאירועים

הפקת כנסים וימי עיון

בין אם אתם מתכננים כנס בן כמה ימים או יום עיון אחד, אנחנו במלח פלפל קייטרינג והפקות כאן בשביל לתכנן ולהפיק עבורכם את האירוע.

ריכזנו עבורכם טיפים לתכנון כנס מוצלח:

· תכננו טוב מבעוד מועד – למרות שכל מקרה שונה מקודמו, יכול לקחת גם חודשים לתכנן כנסים גדולים בצורה הנכונה, ואילו ימי עיון ניתן בדרך כלל לתכנן תוך כמה שבועות. אך חשוב להתחיל לתכנן את האירוע שלכם כמה שיותר מוקדם, ולתת לעצמכם זמן לתכנן את התקציב כמו שצריך ולקחת בחשבון כל עניין שעלול לצוץ בדרך. נסו לסגור חוזה לפחות חודש לפני האירוע עצמו.

· סיעור מוחות – אם הכנס שלכם פונה לשוק נישתי או שיש לו רשימת מוזמנים ספציפית (למשל, כל החברה מוזמנת ליום העיון השנתי) צריך לדעת מי יגיע לכנס ומה הם מצפים להרוויח מהחוויה בסופו של יום. חשוב לבצע סיעור מוחות ולחשוב על רעיונות חדשניים כדי להגיע למטרות הכנס שלכם. שאלו שאלות כמו למשל: מהו נושא הכנס? מי יגיע לכנס? איזה מקום הכי טוב לקיום הכנס? באיזה תאריך נקיים את הכנס?

· מהי תוכנית התקציב? התקציב הוא החלק החשוב ביותר של התהליך כי על פיו תקבעו את הפרמטרים של המטרות שלכם. עם המידע שנולד מסיעור המוחות שלכם, כתבו תוכנית מלאה. מפו את התקציב ולאן אתם מתכננים לנתב אותו. חשבו מה נדרש כדי להפוך את הכנס שלכם לכנס מוצלח. האם יגיעו אורחים לנאום? האם יהיה בידור? האם תצטרכו שירותי קייטרינג? שימו בצד סכומים מהתקציב לכל אחד מהשירותים האלו.

· מיקום – לאחר שהכנתם את התקציב ואתם יודעים את מספר המשתתפים, בחרו את מקום הכנס כך שיתאים גם לתקציב שלכם וגם לסגנון, לגודל ולחלל שלכם. חשבו גם על הצרכים הטכנולוגיים שלכם, כולל מקורות חשמל, על התחבורה (כולם יגיעו יחד מהמשרד?) דרישות חניה ולינה עבור אורחים מחו”ל. וודאו שיש לכם מענה עבור כל הדרישות האלו.

· משא ומתן עם ספקים – התחילו לעבוד עם ספקי השירות כמה שיותר מהר. חשוב להבין מה הם יספקו לכם בכל מקרה ומקרה ולעבור על החוזים ועל מדיניות הביטולים. לפני שאתם מדברים עם ספק מסוים, ערכו רשימה של כל מה שאתם זקוקים ממנו וקבעו את התקציב שלכם. עברו על ההצעה בעיון וחזרו אליו עם שאלות.

· בחרו את הדוברים האורחים שלכם – מצאו דוברים ומציגים מעניינים וחדשניים שיעלו על הציפיות של האורחים שלכם. נואם מרכזי טוב יכול להפוך את האירוע להצלחה גדולה. חשוב לדעת בדיוק מה הוא מתכנן ולעזור לו. כאשר אתם מתקשרים עם הדובר, ספקו לו פרטים רבים ככל האפשר כדי שהוא יוכל להתאים את הנאום שלו אישית לקהל היעד וודאו שכל הפרטים ברורים לו.

· חשוב שתהיה לכם תמיכה – פרויקט טוב צריך צוות טוב. תצטרכו לארגן מראש צוות תומך הן עבור התכנון והן עבור האירוע עצמו. אל תשכחו שצריך גם צוות ביטחון ותמיכה טכנית. חשוב לתת לכל חבר בצוות אחריות על תחום מסוים של האירוע, למשל, הכנת המקום, הרשמה, קייטרינג.

· תכננו את סדר היום של יום העיון – תכננו סדר יום שמתחיל מוקדם (8:00 בבוקר) ונגמר בשעה נורמלית (16:00). הזמינו מגוון דוברים רשמיים, סדנאות לקבוצות קטנות וזמן חופשי לדיבור חופשי ופיתוח קשרים. חשוב לתכנן לספק מזון ושתייה כל כמה שעות כולל ארוחה מלאה וחטיפים. בסוף היום, אולי תרצו להזמין את אורחי הכנס לארוחת ערב במסעדה בקרבת מקום.

· ניהול המוזמנים – חשוב לקבוע שיטת הרשמה טובה עבור המוזמנים. מומלץ להשתמש בשיטת הרשמה מבוססת Web כדי לוודא שההרשמה תתנהל כשורה. חשבו אם אתם מעוניינים לחלק מתנות למוזמנים ומה מתנות אלה יכללו. חשוב לשים לב לפרטים. למשל, אם אתם מחלקים תגי שם, שימו לב שכל השמות כתובים נכון ושהם מודפסים יפה.

· פרטים בשטח – חשוב לבצע בדיקות בשטח ולבקר במקום האירוע עם כל הפרטים, מההתחלה ועד הסוף. חשוב לשים לב לפרטים כגון כיצד אנשים יתמצאו בכנס ואיך תחלקו את האוכל והשתייה.

מבולבלים? זה לא חשוב, כי אנחנו נטפל בכל הדברים האלה בשבילכם. אנחנו במלח פלפל קייטרינג והפקות פה בשבילכם עבור כל הצרכים שלכם הקשורים להפקת כנסים וימי עיון.

לפרטים נוספים על הפקת כנס או יום עיון אנא התקשרו אלינו לטלפון 077-4280738 או שתשאירו את פרטיכם בדף צור הקשר ונחזור אליכם מידית.