הפקת אירועי קונצפט - מלח פלפל קייטרינג לאירועים

הפקת אירועי קונצפט

כאשר מדובר בעניין כמו הפקת אירועי קונצפט, התכנון הוא החלק החשוב ביותר מכל עניין הפקת האירוע המוצלח. וקודם כל הכל תלוי בלהתחיל בזמן הנכון. אז לפני שאתם מתחילים לרדת לכל הפרטים הקטנים של הפקת אירועי קונצפט, תרצו להתבונן בכמה נקודות חשובות ולהגדיר אותן כמה שיותר מוקדם בשלבי ההכנה שלכם.

זה לא רק יעזור לכם להתמקד כמה שיותר מוקדם בתוכניות שלכם, זה גם יעזור לכם מהר מאוד להבין אם הרעיון שלכם ניתן לביצוע. על המטלות בחלק הזה יש קודם כל להתבונן ורק אחר כך לבצע, והן יעזרו לכם עם התכנון שלכם לטווח הארוך.

הפקת אירועי קונצפט – איך בעצם עושים את זה

פרטי האירוע – כאשר מדובר בעניינים כמו הפקת אירועי קונצפט, פרטי האירוע מספקים סקירה כללית של האירוע שלכם. כמו למשל: מי, מה, מתי, למה והיכן. כתבו לכם את כל המידע הזה וחשוב שתהיו כמה שיותר ספציפיים כאשר אתם עונים על השאלות האלו.

ככל שתהיו יותר בהירים לגבי הסוגיות האלו מההתחלה, כך יהיה לכם יותר קל בהמשך. נסו לכלול את כל הפרטים שאתם יכולים לחשוב עליהם. למשל, חשוב לקחת בחשבון את התזמון של הפקת אירועי קונצפט. כאשר בוחרים את התאריכים זה רעיון טוב לבדוק אם קיימים עוד אירועים שמתרחשים באותם התאריכים כדי למנוע התנגשויות.

מי? – עבור מי האירוע שלכם מתוכנן? אתם חוגגים יום הולדת לחבר הכי טוב שלכם או שאתם מתכננים מסיבה עבור חברה עסקית? חשוב מאוד לדעת מי קהל היעד שלכם עבור הפקת אירוע קונצפט – זה יעזור לכם להבין בדיוק מה הקונצפט שלכם. למשל – האם זוהי הפקת אירוע עסקי או דווקא אירוע אחר.

מה? – מה האירוע הולך להיות? גדול, קטן, פתוח לקהל הרחב או פרטי? בעלות או חינם?

למה? – האם האירוע שלכם הוא אירוע צדקה, אירוע קהילתי, אירוע עסקי, אירוע מוסיקה?

מתי? – חשוב מאוד מתי אתם מתכננים לקיים את האירוע. התזמון הוא הכל.

היכן? – האם האירוע מול הים או דווקא במקום אחר?

ארגון הצוות – העניין המשותף שלכם בעניין הפקת אירועי קונצפט באירוע הספציפי הזה. חשוב שלכל אחד יהיה תפקיד מוגדר וידע מה מצופה ממנו.

כמה מהתפקידים החשובים כוללים: מנהל לוגיסטיקת האירוע, מנהל תקציב, מנהל שיווק, מנהל בידור, מנהל מתנדבים. רשימה זו היא מקום טוב להתחיל ממנו אבל אל תתייאשו אם אין לכם את כל התפקידים מאויישים. לעיתים קרובות כאשר רק מתחילים יש בן אדם אחד שעושה את הכל, או יותר נכון זה בדרך כלל ככה בדברים כמו הפקת אירועי קונצפט.

הפקת אירוע קונצפט 

התקציב הראשוני – הכסף מדבר ובלי הכסף אירוע הקונצפט שלכם לא יתרומם בכלל. חשוב ליצור תקציב ולכלול את כל מקורות ההכנסה האפשריים וכן את ההוצאות האפשריות.

קיימות באינטרנט המון תבניות תקציב שיכולות לעזור לכם לתכנן את התקציב הראשוני שלכם. הנה רשימה של הוצאות שיכולות להיות קשורות לתכנון האירוע שלכם: הזמנות, קידום ומכירות, הסעות, השכרת מקום לאירוע, חזרות, אוכל ושתייה, קישוטים, מוזיקה, בידור, אורחים ודוברים, ציוד, כיסאות ושולחנות, במות, צלמים (וידאו וסטילס), ביטוח, ביטחון, צוות ועובדים, עזרה ראשונה, תחזוקה וניקיון, הוצאות שיווק, הוצאות תקשורת, שונות.
כאשר מתכננים את כל המטרות לאירוע הקונצפט, צריך לקחת בחשבון גם כיצד תחשיבו הצלחה של האירוע. קחו כמה זמן ותחשבו על המטרות של האירוע. לבסוף, אם התחלתם בזמן ועברתם על כל העצות שנתנו לכם במסמך הזה, כל מה שנותר לנו לאחל לכם זה המון בהצלחה.

לפרטים נוספים על הפקת אירוע קונספט אנא התקשרו אלינו לטלפון 077-4280738 או שתשאירו את פרטיכם בדף צור הקשר ונחזור אליכם מידית.